Wideokonferencje - co robić, a czego nie | Mood Up Software House

Postagens de blog - mudança de idioma

Gostaríamos de informar que as postagens do blog estão totalmente escritas em inglês .

Se você ainda deseja acessar esta página, clique em continuar.

video call people phone tips communication

Wideokonferencje – co robić, a czego nie

Czy wyobrażasz sobie pracę bez wideokonferencji? My na pewno nie. Są one wygodne, łatwe do przeprowadzenia, pomagają firmom oszczędzać czas i pieniądze. A biorąc pod uwagę zwiększony czas pracy zdalnej i ograniczenia w podróżowaniu spowodowane globalnymi pandemiami, wydaje się, że nie ma lepszego sposobu na pozostanie w kontakcie z klientami i członkami zespołu.

Wideorozmowy są na czasie

Liczby pokazują, że nawet osoby wstępnie niechętnie nastawione do rozmów wideo przekonują się do tego pomysłu. Od początku 2020 roku liczba połączeń wideo gwałtownie wzrosła, a niektórzy główni gracze na scenie oprogramowania do wideokonferencji odnotowali wzrost liczby użytkowników aż o 2000%. To ponad 2 miliony pobrań dziennie.

Widać też wyraźnie, że klienci chętnie poszukują niestandardowych rozwiązań, które najlepiej sprawdzą się w ich firmach. Statystyki z serwisu TrustRadius, zajmującego się recenzjami oprogramowania, pokazują, że w kwietniu 2020 roku zainteresowanie aplikacjami do wideokonferencji było aż ośmiokrotnie większe niż w styczniu tego samego roku. Czas poświęcony przez klientów na ocenę różnych opcji był również około trzykrotnie dłuższy w porównaniu do okresu sprzed pandemii.

 

screen shot 2020 05 08 at 12.17.02 pm 1024x552

Źródło:TrustRadius

Jak być profesjonalnym w trakcie rozmów wideo

Pomimo rosnącego zainteresowania oprogramowaniem do konferencji internetowych, rozmowy wideo wciąż mogą być dla niektórych osób czymś nieznanym. I chociaż każda firma ma swoje własne standardy komunikacji, przestrzeganie pewnych uniwersalnych zasad może zapewnić, że spotkanie przebiegnie gładko i bez zakłóceń. Oto sześć wskazówek dotyczących etykiety, które pomogą Ci wypaść doskonale podczas rozmów wideo.

1. TAK – Punktualność

Każdy z nas doświadczył sytuacji, w której spotkanie nie mogło się rozpocząć z powodu jednego spóźnialskiego uczestnika. Nie inaczej jest w przypadku wideokonferencji. Nierzadko zaczynasz przerwę na lunch lub angażujesz w kolejne pilne zadanie, by nagle uświadomić sobie, że miałeś się zalogować na spotkanie piętnaście minut temu.

Najprostszym rozwiązaniem jest ustawienie przypomnienia za pomocą kalendarza. Jeżeli jednak nie jesteś w stanie być punktualnie lub nie zdążysz w ogóle, pamiętaj, aby jak najszybciej powiadomić o tym gospodarza lub członka zespołu. Pomoże im to zaoszczędzić czas, który w przeciwnym razie musieliby poświęcić na pogawędki. I pamiętaj – każde pięć minut zmarnowane podczas spotkania dziesięciu osób to pięćdziesiąt minut czasu pracy Twojej firmy.

2. NIE – Brak przygotowania 

Choć praca w domu daje dużą swobodę osobistą, spotkania firmowe są doskonałą okazją do zaprezentowania swojego profesjonalnego podejścia. Jak to zrobić? Upewnij się, że jesteś ubrany stosownie do audytorium – i chociaż nie musi to oznaczać noszenia pełnej koszuli z kołnierzykiem, piżama jest zdecydowanie wykluczona. Zasadą jest, aby Twój wygląd odzwierciedlał to, co zwykle nosisz w biurze. Ważne jest również, aby przed wizytą posprzątać otoczenie. Brudne kubki lub dziecięce zabawki leżące w pobliżu nie zrobią najlepszego wrażenia.

Jeśli jednak nie możesz nic zrobić ze stanem swojego domowego biura, rozważ zamazanie tła lub użycie wirtualnego. Upewnij się tylko, że jest ono odpowiednie do okazji – niekoniecznie chcesz negocjować kontrakt z klientem z wnętrza X-winga.

03 03

3. TAK – Sprawdzenie sprzętu

Nic tak nie spowalnia rozmowy konferencyjnej, jak jej uczestnicy przez kilka minut dostosowujący swoje ustawienia audio lub wideo. Dlatego właśnie powinieneś zawsze sprawdzać swój sprzęt z wyprzedzeniem . Zadzwoń do swoich kolegów z zespołu lub skorzystaj z funkcji testowania w aplikacji do połączeń wideo, aby upewnić się, że mikrofon odbiera dźwięk, a kamera działa zgodnie z przeznaczeniem. Pamiętaj, aby upewnić się, że Twoje połączenie internetowe jest stabilne – jeśli nie, rozważ przełączenie się do innej sieci, wyłączenie VPN lub skorzystanie z połączenia przewodowego.

Nie zapominaj również o oprogramowaniu. Próba rozpoczęcia rozmowy tylko po to, aby dowiedzieć się, że Twoja aplikacja wymaga aktualizacji nie jest niczym niezwykłym . Spróbuj dołączyć do spotkania kilka minut wcześniej, aby mieć czas na usunięcie ewentualnych problemów.

Odpowiednia aplikacja jest tym bardziej istotna, jeśli jesteś gospodarzem spotkania.  Według raportu 2019 Impact of Video Conferencing przygotowanego przez lifesize , ponad 41% respondentów wskazało na zbyt trudny proces pobierania lub dołączania aplikacji jako główny czynnik zniechęcający ich do korzystania z połączeń. Rozwiązanie? Całkowicie internetowa platforma do wideorozmów, taka jak Vicodo. Po zaplanowaniu spotkania, Vicodo wysyła klientom wygodny link do zaproszenia za pośrednictwem poczty elektronicznej i wiadomości tekstowej, który można otworzyć w dowolnej przeglądarce. Nie musisz już zmagać się z ciężkimi plikami wykonywalnymi lub zapomnianymi hasłami.

4. NIE- Brak wyciszenia

Nawet jeśli nie pracujesz w lokalnej kawiarni, istnieje szansa, że Twoje zdalne miejsce pracy nie jest idealnie ciche. Być może za oknem trwa wywóz śmieci, a może Twój pies nie chce przestać szczekać. Lepszej jakości mikrofon może pomóc w wyciszeniu niektórych dźwięków z otoczenia, ale nawet najlepszy sprzęt nie pomoże, jeśli nagle będziesz musiał zakaszleć lub wziąć łyk wody.

All of these might pose a distraction to the other participants. That is why we recommend muting your microphone whenever you’re not talking. This will help everyone focus on what the speaker is saying. Be careful not to keep it muted at all times, though – you don’t want to deliver a five minutes speech just to notice that you had been the only person who could hear it.

5. Tak – Włączona kamera

Jest to bez wątpienia najbardziej kontrowersyjny punkt na tej liście. Podczas gdy uczestnictwo wyłącznie audio może być błogosławieństwem dla niektórych osób, my w Mood Up Team zdecydowanie zalecamy pozostawienie włączonej kamery przez cały czas trwania spotkania. Dlaczego? Oto nasze powody:

  • Pokazuje Twoje zaangażowanie – Twoi koledzy z zespołu lub klienci widzą, że poświęcasz im uwagę, zamiast bezmyślnie przeglądać telefon.
  • Buduje relacje. W rozmowie mimika i gesty są wszystkim. Widząc je w czasie rzeczywistym, nie tylko czujesz się bliżej swoich współuczestników, ale także możesz uniknąć niezrozumienia.
  • Pomaga Ci poczuć się lepiej. To naturalne, że po dłuższym okresie pracy zdalnej czujesz się odizolowany lub zdystansowany. Widząc twarze swoich współpracowników, pamiętasz, że są oni czymś więcej niż tylko nazwami użytkowników na ekranie.
  • Może być początkiem rozmowy. Nie każdego dnia masz okazję zajrzeć w prywatne życie swoich współpracowników. Kto wie, może zauważysz kota domagającego się uwagi lub zabawny plakat na ścianie. 01 01

6. NIE – Rozpraszanie się

Kiedy skończysz mówić lub aktualny punkt programu nie jest dla ciebie istotny, może cię kusić, aby zająć się innymi zadaniami. Postaraj się tego uniknąć –odpowiadanie na maile, sprawdzanie slacka czy przeglądanie telefonu może poczekać. Bycie uważnym i słuchanie współpracowników na pewno pozostawi po sobie dużo lepsze wrażenie.

Jeśli naprawdę musisz odpowiedzieć na wiadomość lub poszukać pliku, upewnij się, że zakomunikujesz to innym uczestnikom, aby uniknąć niezręcznej ciszy . A jeśli chcesz wykazać się dodatkową uwagą, oto wskazówka – pamiętaj, aby patrzeć prosto w kamerę. Twoi koledzy z zespołu odniosą wrażenie, że utrzymujesz z nimi kontakt wzrokowy i będą wiedzieli, że słuchasz ich uważnie.

Doing it right

W obecnych, pełnych wyzwań czasach, wideokonferencje są nieocenionym środkiem komunikacji i współpracy. Ponieważ coraz więcej firm przechodzi na pracę zdalną, zapotrzebowanie na przestrzeganie etykiety spotkań online będzie rosło – a dzięki naszej liście jesteś już o krok do przodu. Stosując się do tych wskazówek i przygotowując się z wyprzedzeniem, możesz mieć pewność, że Twoje kolejne rozmowy wideo będą przebiegać sprawniej i wydajniej.

 

Have an idea for a web or mobile app, but don’t know where to start?
Let’s talk.